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Como melhorar prazos e custos simultaneamente

Como sua empresa pretende se adequar ao cenário de crise?

  1. reduzindo custos
  2. aumentando a produtividade
  3. priorizando novamente os projetos
  4. começando novos projetos
  5. esperando a economia se reaquecer

Se você respondeu A ou E é bom se preparar para sair da crise com a empresa menor do que a que entrou. Fato 1: a crise está instalada no Brasil. Fato 2: pelo menos no curto prazo este será o cenário.

Reduzir custos via cortes é certamente o caminho mais rápido e fácil nesse momento. Contudo, considerando que os custos devem sempre ser reduzidos, se essa foi a sua única resposta, talvez sua empresa esteja atrasada. Tudo bem, mas pelo menos agora ela já começou este movimento importante e necessário. Mas termina aí a sua reação à crise? E como ficam as oportunidades que chegam com ela? Quem não aproveitar essas oportunidades corre outro risco, o de perder ainda mais mercado para concorrentes que executarem os projetos corretos em 2015.

O responsável pela condução dos projetos deve cuidar simultaneamente de aspectos como o escopo, os prazos, os custos, a qualidade e os riscos do projeto. Normalmente quando decide‑se mudar algo em uma dessas áreas do projeto, imediatamente, pelo menos mais uma área também muda. Por exemplo: para atender uma solicitação de aumento no escopo do projeto será necessário alterar os custos, o prazo ou ambos. Caso contrário a qualidade final do projeto poderá ser afetada pela necessidade de reduzir a quantidade de testes, de utilizar materiais de menor qualidade, contratar equipes menos experientes dentre outras alternativas de rápida implementação. Ok, até aí nada de novo. O que pretendo provar aqui é a possibilidade de melhorar o escopo e o prazo simultaneamente e sem aumentar os custos ou prejudicar outra variável do projeto.

Nesse momento você deve estar pensando: ok, mas qual a mágica?! Te digo que não existe mágica e é relativamente simples de entender como isso pode ser feito. Antes contudo vou te fazer uma proposta que pode parecer absurda. Considere que sua equipe precise, ao longo dos próximos 12 meses, começar e terminar 100 projetos. Estima-se que em média os projetos terão um custo de R$30.000 e durarão 45 dias. Legal, agora você já deve ter começado a calcular quantos projetos precisa fazer por mês, quantos rodarão em paralelo etc. e tal certo? Tudo bem, nada de errado com isso, mas não é esse o caminho. Agora vou fazer a proposta absurda. Antes de começar a realizar os 100 empreendimentos você é informado que, por conta dos cortes de custos, dois instrumentos serão eliminados do dia a dia da empresa. Sim, a equipe precisará executar os projetos sem duas ferramentas que estava acostumada a utilizar. Isto certamente vai gerar reclamações, mas todos aceitarão, pois o mercado não está fácil. Muito bem, agora vem o desafio: você e sua equipe deverão entregar os 100 projetos nos próximos 12 meses, mas não poderão utilizar celulares e computadores ou tabletes. Isso mesmo, ninguém poderá usar nenhuma dessas tecnologias no próximo ano.

Por mais insano que possa parecer, procure imaginar como seriam seus próximos 12 meses de trabalho. O que você acha que aconteceria com os custos dos projetos? e os prazos? e a qualidade? e o nível de estresse da equipe? É difícil imaginar que algum indicador possa melhorar nesse cenário, certo?restricoes_kerzner

Com a retirada desses instrumentos de comunicação provavelmente todos indicadores de desempenho do projeto vão piorar simultaneamente. Opa! Pera lá. Então quer dizer que quando inserimos essas tecnologias de comunicação, nós conseguimos melhorar os vários indicadores simultaneamente? Yes! It’s magic! Isso quer dizer que com a implementação dessas tecnologias foi possível a melhoria do prazo e escopo dos projetos e sem aumento de custos, concorda?

É isso mesmo, existem algumas mudanças que alteram o patamar de desempenho da empresa com melhoria em todos indicadores (custo, tempo, escopo, etc.) ao mesmo tempo. Essas “mudanças tecnológicas” nem sempre dependem de grandes avanços tecnológicos como a invenção do computador ou dos celulares. Podem ser mudanças relativamente simples. Por exemplo, uma equipe que passe a realizar reuniões semanais de controle dos projetos pode ser considerada uma mudança na tecnologia de controle dos projetos. Se a empresa toda passar a documentar todas as mudanças de escopo do projeto, seria uma outra mudança tecnológica.

É exatamente esse o fenômeno que acontece com as empresas que utilizam o GP3. Elas mudam significativamente o patamar de desempenho dessas variáveis simultaneamente. Se você precisa reduzir o custo dos seus projetos, o que te parecem as ideias de:

  • eliminar retrabalhos
  • diminuir a quantidade e o tempo das reuniões de controle
  • melhorar a coordenação das atividades
  • aumentar a velocidade de comunicação com o cliente do projeto
  • aumentar a velocidade de comunicação interna da equipe
  • aumentar a transparência das informações para a gerência
  • detalhar melhor o escopo do projeto
  • aumentar o controle automático dos projetos e liberar gerentes e coordenadores dessa atividade braçal

Os ganhos de produtividade que sua equipe terá com a implantação do GP3 serão diversos. Depois de pouco tempo você não vai entender como conseguiu trabalhar tanto tempo sem ele.

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George Paulus George Paulus – Engenheiro de produção, empreendedor e doutor pela POLI/USP. Tem experiência como consultor nas áreas de gestão da cadeia de suprimentos e de gerenciamento de projetos. Professor do Curso de Especialização em Logística e do MBA Executivo em Gestão de Operações da Fundação Vanzolini.
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