Artigos GP3

Plano do Projeto é um Item Perecível

Se você trabalha numa empresa que pretende profissionalizar o gerenciamento de projetos, um dos primeiros desafios que deve enfrentar é a criação de uma cultura de planejamento. Em geral quanto mais operacional for sua equipe, maior será sua preferência pela execução de atividades assim como sua resistência às atividades de planejamento. Com o respaldo da direção da empresa, o planejamento dos projetos passa a ser executado.

O planejamento é um instrumento para direcionar a tomada de decisões e consequentemente o atingimento dos objetivos da forma mais rápida e com o menor custo possível. Um planejador experiente sabe que durante a execução o projeto pode se desviar do planejado. Isso é perfeitamente normal e esperado. Essas diferenças entre o planejado e a realidade fazem com que, depois de um tempo, o plano de decisões torne-se pouco útil para direcionar a execução do projeto.

Assuma por exemplo, um projeto com 10 atividades planejadas para acontecerem de forma sequencial. Se durante a execução da terceira atividade ela atrasar, consequentemente as datas planejadas para as próximas 7 atividades podem tornar-se pouco úteis para o controle e a tomada de decisões no projeto. Na verdade a situação pode ficar ainda pior, quando então essas datas planejadas passam a atrapalhar as decisões do projeto. Nesse cenário o plano passa a ser ignorado e a empresa volta a condição de “fazejamento de projetos”, em que os projetos dependem dos super-heróis, que adoram trabalhar depois do expediente e nos finais de semana. Como você acha que esse problema pode ser evitado?

Parece óbvio, correto? Basta REplanejar o projeto. Pois é, fácil de ser dito, ou escrito. Mas na prática, aqui residem alguns desafios maiores que impedem o crescimento de muitas empresas:

  1. Criar a cultura de REplanejamento na equipe do projeto: quando a cultura de planejamento é insipiente, a equipe considera (veladamente) que o tempo “perdido” para planejar o projeto já é grande o suficiente, e que o plano criado é uma obra prima que vai durar até o final do projeto. “Não temos mais tempo para perder com replanejamentos do projeto”.
  2. Curva de aprendizado: no começo dessa jornada não se deve esperar planos perfeitos. Nessa fase é esperado que a realidade se descole do plano mais rapidamente. Ou seja, no começo os replanejamentos devem ser mais frequentes. Com o tempo a equipe deve ganhar amadurecimento para construir planos que se aproximam mais da realidade da empresa.
  3. Criar a cultura de REplanejamento na direção da empresa: a direção da empresa precisa estar disposta a investir recursos (pelo menos os humanos) para replanejar os projetos, pois estes não se replanejam sozinhos, não é mesmo?
  4. Tem um cliente envolvido: nessa situação existe uma relação comercial e uma cobrança do cliente que muitas vezes não aceita um novo plano. Especialmente se ele representar um atraso nas entregas do projeto. Nessa situação é comum o surgimento de planos paralelos, não oficiais. Para evitar desgastes com o cliente, esses planos ficam com acesso restrito o que atrapalha a coordenação das atividades e atrasa o projeto ainda mais.

Muito bem, enquanto a empresa é pequena e tudo acontece sob o olhar do dono fica mais fácil fazer “o boi engordar”. Tudo bem enquanto o olho do dono alcança tudo que acontece na empresa. Entretanto, a empresa precisa estar preparada para crescer. Sem uma abordagem sistemática de controle, planejamento e execução dos projetos, a produtividade se deteriora com retrabalhos frequentes e entregas atrasadas e abaixo da qualidade esperada pelos clientes. Com a crescente competição há cada vez menos espaço para projetos conduzidos sem um sistema de gerenciamento apoiado em processos de trabalho desenhados especificamente para a empresa.

Veja no vídeo como é simples replanejar projetos com o GP3.

Sucesso!

mao_gp3

GP3 – O Software Brasileiro de Gerenciamento de Projetos

Use o GP3 de graça por quanto tempo quiser

Faça agora sua assinatura do pacote GRÁTIS com seu
© 2019 GP3.com.br todos os direitos reservados