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10 Razões para Usar Cloud Computing no Gerenciamento dos Projetos

Aplicativos hospedados na Nuvem, ou software como serviço, é um importante tema na atualidade. Segundo levantamentos do Gartner, a receita desse segmento que foi de 9 bilhões de dólares em 2010, cerca de 16% acima do ano anterior. Nesse artigo procuramos explorar as principais justificativas que explicam esse rápido movimento tomado por importantes fornecedoras como Apple e Microsoft que se apressam para ocupar algum espaço nesse mercado já ocupado a mais tempo por outras empresas como Google e Amazon.

As principais razões para considerar a migração de seu aplicativo projetos para nuvem estão associadas à redução de custos e aumento dos resultados. A seguir são apresentadas 9 razões relacionadas a melhoria dos resultados de gestão e a décima que é a própria redução de custos.

computing

  1. Facilita o envolvimento da alta direção: a utilização de ferramentas com acesso e disponibilidade ilimitados em termos de tempo e localização geográfica torna muito mais fácil para que executivos com agenda repletas de compromissos e viagens possam acessar, avaliar e dar feedbacks sobre andamento dos projetos, sem que tenham que, necessariamente, estar presentes em reuniões de controle e avaliação dos projetos. O envolvimento da alta direção, como indicam várias pesquisas, é um dos principais fatores críticos de sucesso em projetos.
  2. Garante a divulgação dos objetivos do projeto: uma das principais causas de fracasso em projetos é o não entendimento e/ou não conhecimento dos seus objetivos, de sua razão de ser. Uma equipe que não conhece o objetivo geral do projeto, não consegue priorizar ações, soluções e riscos. Também não será capaz de identificar adequadamente os requisitos de qualidade e, portanto, avaliar corretamente se o trabalho executado é suficiente ou não para satisfazer às expectativas das partes interessadas do projeto.
  3. Comunicação mais rápida e eficaz: o uso de um software de gerenciamento de projetos na web provê à equipe um fórum de discussão e troca de informações sobre suas atividades, ajudando na solução de problemas e no entendimento geral dos objetivos do projeto. Permite, também, que cada pessoa receba exatamente a informação de que necessita, no momento em que necessita. Além de permitir o registro de todo histórico do projeto.
  4. Gerenciamento das mudanças mais seguro: um dos grandes problemas na incorporação de mudanças ao projeto é a falta de uma devida identificação dos impactos nas outras áreas do projeto, assim como a comunicação da nova instrução de trabalho gerada pela mudança. O grau de colaboração alcançado com ferramentas nas nuvens permite que todos os envolvidos no projeto possam rapidamente se manifestar a respeito da mudança e/ou tomar conhecimento de sua aprovação ou reprovação.
  5. Gerenciamento das expectativas das partes interessadas: para os stakeholders chave do projeto é uma ótima notícia saber que terão acesso às informações de evolução e desempenho do projeto sempre que delas precisarem. Acompanhar o projeto não precisa ser um filme de suspense, conhecendo a realidade e as tendências do projeto o cliente, a alta direção, os parceiros e os fornecedores serão capazes de tomar de antemão as medidas necessárias para lidar com o que está por vir.
  6. Melhoria do processo de controle: se todas as informações do projeto estão divulgadas antes dos eventos de controle, todos já conhecem o status do projeto e já tiveram tempo para discuti-lo. Nesse caso o foco das reuniões do projeto fica na tomada de decisões, na solução efetiva de problemas e na antecipação aos eventos futuros.
  7. Facilita e estimula o trabalho em equipe: comunicação mais eficaz, maior troca de informações, maior abertura para discussões e sugestões de soluções, maior interação entre as pessoas, maior participação, maior envolvimento e maior comprometimento.
  8. Aprendizagem organizacional: o conhecimento não fica guardado no notebook ou no pen drive dos gerentes de projetos e membros de equipe. Todas as mensagens trocadas no projeto, o raciocínio por trás de cada decisão, os planos e replanejamentos, versões de documentos, templates, resultados de testes, lições aprendidas, enfim, tudo poderá ser armazenado, organizado e disponibilizado para outros projetos da organização.
  9. Controle de versões dos documentos dos projetos: esse é um problema dos quais muitos só lembram quando se dão conta de que já não sabem qual versão do planejamento está no ar e qual deve ser ocultada da equipe. O uso de uma única base de dados elimina completamente esse risco. Aplicando procedimentos e regras relativamente simples de distribuição de responsabilidades, todos estarão sempre acessando e trabalhando na versão atual dos documentos do projeto.
  10. Redução dos custos:
  • Não é necessário fazer investimentos em hardware
  • Não é necessário fazer investimentos em software
  • Instalação, manutenção e atualizações mais baratas
  • Serviços de administração dos servidores eliminados
  • Diminuição das reuniões
  • Aumento no tempo de gestão com redução do retrabalho
  • Diminuição dos custos de deslocamentos e hospedagem
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