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Eficácia do Controle: Um Elemento Chave Para o Sucesso dos Projetos

O controle do projeto envolve procedimentos, processos e métodos utilizados para determinar o status do projeto, avaliar o desempenho, emitir relatórios de progresso, e implantar mudanças.

Já, para o PMI, monitorar e controlar consiste em:

“Medir e monitorar regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas quando necessário para atender aos objetivos do projeto”.

Além disso, uma vez que os processos gerenciamento de projetos seguem o conceito do ciclo de gestão PDCA, os processos de monitoramento e controle correspondem aos componentes “verificar e agir”. Ou seja, monitorar e controlar o andamento do projeto é parte da própria definição da função de gerenciamento de projetos, por isso é fácil entender a razão pela qual a eficácia do controle ser considerado um dos principais critérios para avaliação de desempenho da função de gerenciamento de projetos, assim como, um fator essencial para o sucesso do projeto em si.

key to successÉ preciso, no entanto, entender que a falta de direção e controle na equipe de projeto freqüentemente resulta em baixa produtividade e fracasso para atender às datas de entregas.

Só é possível gerenciar o que se mede, e esse é um papel do controle. Sem um controle eficiente e eficaz, os desvios com relação aos planos, assim como as tendências, não são identificados até que a situação se torne realmente grave. Muito retrabalho poderá ser gerado, por conta da baixa qualidade do trabalho realizado, a equipe nunca saberá informar quanto do trabalho já foi realizado e quanto falta realizar, os custos incorridos não serão confrontados com o orçamento, enfim, o desempenho do projeto não será medido e avaliado, as tendências do projeto não serão identificadas e as decisões não serão tomadas, até que seja tarde demais.

Por outro lado, deve exisitir, também, a consciência de que controle não é substituto para planejamento, podendo gerar desperdício de tempo potencialmente produtivo em reporte e explicações de eventos quando já for tarde demais para influenciá-los; assim, controle excessivo pode ser uma das razões para que um projeto fracasse.

Com isso, o nível de aplicação, ou a qualidade da aplicação, do controle é um fator que certamente determinará o sucesso ou fracasso do projeto.

Um sistema de controle eficaz (tanto para custo como para cronograma) deve incluir os seguintes requisitos:

  • Planejamento meticuloso do trabalho a ser realizado para completar o projeto.
  • Boa estimativa de tempo, trabalho e custos.
  • Comunicação clara do escopo das tarefas necessárias
  • Uma forma disciplinada de orçamento e autorização de despesas.
  • Medição periódica do tempo e dos custos para completar o trabalho restante.

Comparação freqüente e periódica do progresso e dos gastos reais com o cronograma e orçamento, tanto com relação ao momento da medição quanto para a finalização do projeto.

A boa notícia é que a experiência mostra que pequenas mudanças de comportamento por parte dos membros das equipes de projeto podem trazer grandes melhorias à eficácia do processo de controle e, em conseqüência, uma maior probabilidade de sucesso.

Por exemplo, a equipe pode adotar um procedimento padrão para realização de eventos de controle, com modelos de pauta/ata que levem à discussão dos pontos realmente importantes, com uma agenda previamente definida. É sempre importante buscar uma solução para que o status dos projetos seja previamente conhecido, de forma que as reuniões de controle sejam dedicadas, pelo menos em sua maior parte, para a tomada das decisões.

Nesse sentido, outra medida de grande valor é a utilização de ferramentas colaborativas de comunicação permite que tanto a equipe como as partes interessadas chave tenham acesso às informações de status das ações, não sendo pegos de surpresa quando já não há tempo para tomadas de decisões que evitariam problemas com as entregas ou com os prazos.

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Referências:

  • KERZNER, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. New Jersey: John Wiley & Sons, 2006, 9th Edition.
  • LOPES, D. Critérios de Avaliação do Desempenho de Gerenciamento de Projetos: Uma Abordagem de Estudos de Casos. Dissertação de Mestrado. Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, Departamento de Engenharia de Produção, 2009.
  • PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Project Management Body of Knowledge – PMBoK. Pennsylvania: PMI, USA, 4ª Edição, 2008.
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