Artigos GP3

Comunicação para o Sucesso dos Projetos

A importância dada para a comunicação em projetos cresce cada vez mais nos últimos anos. Isso, na verdade, decorre do reconhecimento que a comunicação tem para o sucesso do gerenciamento de qualquer tipo de projeto. Por consequência as habilidades de comunicação têm sido cada vez mais exigidas dos gerentes de projeto. Nesse contexto, não é raro que um gerente de projeto precise investir a maior parte de seu tempo no processo de gerenciamento da comunicação.

Existe uma correlação direta entre o desempenho do projeto e a capacidade do gerente de projeto (e de sua equipe) em realizar a comunicação atividades de comunicação. Os gerentes de projetos bem sucedidos estão constantemente criando consenso ou confiança em torno de suas decisões. Para tanto fazem uso sua capacidade de comunicação e de toda tecnologia que aumenta a sua eficácia e elimina mal entendidos.

Por ser um dos principais fatores críticos de sucesso de projeto, a comunicação eficaz exige muito tempo e especialmente a atenção do gerente do projeto e dos membros da equipe. Uma prática que tem sido cada vez mais comoum é a utilização de um sistema colaborativo para reduzir a demanda de tempo a ser investido nessas atividades, e ao mesmo tempo, melhorar a comunicação como um todo. É aqui que entra o GP3: sem ele, a equipe de gerenciamento do projeto, corre o risco de simplesmente se perder na quantidade de documentos, números, imagens, mensagens, e-mails e vídeos que são gerados no dia-a-dia de um projeto, de esquecer-se de prazos sob sua responsabilidade (os lembretes automáticos por e‑mail do GP3 são de grande ajuda nessa hora!), investir tempo excessivo na emissão e envio de relatórios (se os relatórios estão disponíveis para as partes interessadas e atualizados o tempo todo, para quê perder tempo imprimindo e enviando?), interromper o trabalho da equipe de realização para a obtenção informações (todos têm acesso e podem consultar – ou atualizar – o andamento das suas atividades).

Duas das principais características do GP3 – ambiente colaborativo e distribuição de responsabilidades – permitem, entre outros benefícios, que a equipe do projeto gerencie as comunicações do projeto com menor esforço, pois não é necessário “correr atrás” da informação. Com o GP3 os próprios responsáveis pela realização das atividades, independente de sua localização geográfica, ou hora do dia, poderão reportar atualizações no andamento do trabalho, anexar arquivos, fazer anotações e registros, etc. Isso deixa ao gerente livre para “apenas gerenciar o projeto”.

Muitos projetos têm falhado pois o processo de comunicação não leva os dados de forma ágil para a tomada de decisões. Os dados existem, mas não são acessados para tomada de decisão.

A padronização das formas de comunicação e de disponibilização das informações reduz significativamente esse risco, pois todo projeto e toda atividade possuem pontos definidos onde as partes interessadas poderão consultar relatórios, arquivos e demais registros. Mais do que isso, todos os tomadores de decisão poderão acessar o GP3, seja por serem responsáveis por projetos ou atividades, seja por possuírem senha de consulta.

Há, logicamente, desafios a serem vencidos, e o maior deles é a criação do hábito e da disciplina de atualização das informações e atendimento à sequencia de atividades determinada no cronograma do projeto. No entanto, como o GP3 é um software extremamente fácil de usar, possuindo processos de capacitação e implantação bastante simples e rápidos, vencer esse desafio exige pouco esforço da organização.

Muitos gerentes de projeto ignoram a necessidade de registrar as informações do projeto. Especialmente para os projetos mais longos a utilização de um diário do projeto é fundamental para que os dados e acontecimentos não sejam esquecidos.

Importante ressaltar que, quanto maior e mais complexo for o projeto, mais importante é seu processo de comunicação. Conforme essa complexidade aumenta, a utilização de uma ferramenta informatizada e online para apoiar e realizar uma parte significativa da comunicação se torna essencial para o sucesso do projeto.

mao_gp3

GP3 – O Software Brasileiro de Gerenciamento de Projetos

Conheça os Pacotes do Software de Gestão de Projetos GP3

Referências:

  • FORTUNE, J.; WHITE, D. Framing of Project Critical Success Factors by a Systems Model. International Journal of Project Management, Vol. 24, 2006, pp. 53-65.
  • KERZNER, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. New Jersey: John Wiley & Sons, 2006, 9th Edition.
  • LOPES, D. Critérios de Avaliação do Desempenho de Gerenciamento de Projetos: Uma Abordagem de Estudos de Casos. Dissertação de Mestrado. Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, Departamento de Engenharia de Produção, 2009.
  • PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Project Management Body of Knowledge – PMBoK. Pennsylvania: PMI, USA, 4ª Edição, 2008.
Faça agora sua assinatura do pacote GRÁTIS com seu
© 2020 GP3.com.br todos os direitos reservados