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O Sucesso de um Projeto Passa pela Clara Definição e Comunicação de seus Objetivos

A definição clara de objetivos realistas é um fator crítico de sucesso de projetos e está sob a responsabilidade da função de gerenciamento de projetos, cuja primeira tarefa é estabelecer os objetivos do projeto de uma forma clara, com algum nível de detalhe e alcançável. As técnicas para apoiar a realização desta tarefa eficazmente estão atualmente dominadas e podem ser usadas de forma relativamente fácil.

Na medida em que os objetivos do projeto deixam de ser claros, são complexos, se desalinham com estratégias de longo prazo, são mal comunicados, ou são impostos sem negociação, as chances de sucesso do projeto ficam comprometidas. Complementando: os objetivos de um projeto deverão coincidir com estratégias viáveis de longo prazo, caso contrário, haverá confusão, incerteza, mudanças, aumentos dos custos e atrasos. Por exemplo, o programa Apolo, que colocou o primeiro homem na lua, foi tecnicamente muito difícil, mas as suas chances de sucesso foram imensamente ajudadas pela clareza do seu objetivo.

Na mesma linha, os objetivos do projeto devem ser conhecidos por toda a equipe, e por todos os gestores, em todos os níveis da organização que o realiza. A falta de clareza e precisão na sua comunicação pode levar entendimentos divergentes entre os gestores dos níveis superiores, gerentes de projetos e gerentes funcionais, o que poderá gerar situações de conflito, prejudicando o cumprimento do mesmo.

Além, disso, em um processo de avaliação de portfólio de projetos, aquele projeto que não tiver objetivos bem definidos correrá o risco de perder prioridade, ficando em situação de desvantagem na demanda concorrente por recursos. Assim, mesmo que seja um projeto com potencial para melhorar a situação financeira e competitiva da organização, poderá até mesmo ser interrompido, em benefício de projetos menos rentáveis.

Uma parte inseparável desse processo é a identificação das restrições associadas ao projeto e que limitarão os seus objetivos. Tais restrições podem incluir, mas não se limitam a: restrições de tempo (prazo limite para entrega de resultados), restrições tecnológicas (velocidade de processamento dos equipamentos), restrições pessoais (religiosas ou familiares), restrições culturais e restrições financeiras.

Essas restrições também deverão ser claramente identificadas, pois afetam diretamente a capacidade que a equipe terá de alcançar os objetivos traçados para o projeto. Deverão, ainda, ser monitoradas para identificação de variações em seu poder de influência sobre os objetivos do projeto.

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Referências:
* FORTUNE, J.; WHITE, D. Framing of Project Critical Success Factors by a Systems Model. International Journal of Project Management, Vol. 24, 2006, pp. 53-65.
* KERZNER, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. New Jersey: John Wiley & Sons, 2006, 9th Edition.
* PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE – PMI. A Guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBoK. 2004, Pennsylvania: USA

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