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Gerenciamento de Mudanças na Gestão de Projetos

Os projetos ocorrem, inevitavelmente, em um ambiente de mudanças e, nem sempre, tais mudanças são geradas por decisões da equipe do projeto, surgindo, em grande parte dos casos, de fatores externos como:

  • Solicitações clientes (adicionam itens ao escopo, diminuem o prazo);
  • Governo (muda as regulamentações e leis);
  • Ambiente (o clima muda);
  • Obsolescência do produto;
  • Alterações gerenciais;
  • Avanços tecnológicos;
  • Mudanças no financiamento, etc.

Há, também, uma importante relação entre o gerenciamento de mudanças e os riscos do projeto, pois se as mudanças não são gerenciadas, então mais tempo e mais dinheiro serão necessários para realizar o gerenciamento dos riscos, que se tornará com maior frequência um processo de gerenciamento de crises.

Não é possível evitar as mudanças, mas é possível gerenciá-las. E, em um processo de gerenciamento de mudanças típico, elas são disparadas por requisições formais que devem ser numeradas e ter seu status de avaliação controlado. Deverão ser avaliados os custos e benefícios, e os impactos em termos de prazo, dinheiro, qualidade e recursos humanos. A solicitação de mudança deverá então passar por um ou mais níveis de decisão, dependendo do seu impacto nos objetivos do projeto, e receber uma resposta: aprovada, rejeitada, ou adiada para melhor avaliação. Todas as partes afetadas e interessadas na mudança devem ser informadas quanto à decisão e sobre os impactos no prazo, nos custos e nos recursos do projeto, assim como sobre o plano de implantação da mudança.

O processo de gerenciamento de mudanças não pode ser tratado de forma isolada, ou apenas com o controle de mudanças feito em uma ou outra disciplina do projeto em separado. É necessário que haja um controle integrado, que avalie e identifique as mudanças de uma disciplina (escopo, por exemplo) e avalie as conseqüências nas demais disciplinas do projeto (custo e prazo, por exemplo).

Desta forma, o gerenciamento integrado de mudanças definido pelo PMI/PMBOK é o processo necessário para controlar os fatores que criam mudanças, garantir que essas mudanças sejam benéficas, determinar se ocorreu uma mudança e gerenciar as ações para lidar com as mudanças. Esse processo é realizado durante todo o projeto, desde a iniciação até o seu encerramento. Além disso, é um processo contido no grupo de processos de monitoramento e controle do projeto.

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Referências:

  1. KERZNER, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. New Jersey: John Wiley & Sons, 2006, 9th Edition.
  2. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE – PMI.  A Guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBoK. 2004, Pennsylvania: USA.
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